Как научиться работать над документами командой

История в формате «до и после»: опыт компании, которая вместо пиратского софта стала использовать офисные приложения в облаке. Рассказываем, как они выстроили документооборот, максимально упростили согласования договоров и перестали выпрашивать у коллег флэшки.

Лет семь назад я работал в компании, которая, как многие, использовала обычный офисный пиратский софт (не буду уточнять — какой именно, да и для истории это непринципиально). Документы на согласование сотрудники отправляли по электронной почте, презентации носили на флэшках и жили в целом неплохо. Но был ряд проблем, который задерживал согласования, тормозил работу и, наконец, просто раздражал. Расскажу, что это за проблемы, и как компания их решила с помощью офисных приложений в облаке.

Кто это согласовал?

До

Главная проблема работы с документами — сложно редактировать файлы вместе с другими людьми. Если нам нужно было согласовать нестандартный договор, то сначала мы отправляли его по почте клиенту, потом согласовывали с руководителем отдела продаж, с юридической службой, со службой безопасности и, наконец, с генеральным директором. Итого — 10 писем с вложенными файлами, если процесс проходит гладко.

Примерно так это выглядит в рабочей папке

Внутри самого документа, естественно, творился еще больший кавардак. Если нужно было найти нужную версию документа или автора правки — возникали проблемы. Можно было потратить несколько часов на поиски того, кто поменял реквизиты или удалил пункт из раздела про «Ответственность сторон». Обнаруживали это, как правило, уже внимательные юристы, поэтому подозреваемых было много. Приходилось копаться в переписках, перечитывать, выискивать и даже проводить очные ставки.

После

Когда мы перешли на приложения в облаке, жить стало гораздо удобнее: все мы работали в одном и том же файле, каждую правку было сразу видно, а если требовалось найти старое изменение (и автора этого изменения) — мы легко находили его в истории.

У меня не открывается

До

Нелицензионные десктоп-версии не обновлялись и, соответственно, не поддерживали все форматы файлов — файл либо не открывался вообще, либо имел нечитаемый вид.

Кажется, с договором что-то не так

С теми же сложностями сталкивались и наши клиенты: «У меня не открывается» — это был совершенно нормальный ответ, с которым нужно было работать и как-то решать проблему.

После

С переносом офисных приложений в облако эта проблема попросту исчезла, потому что мы работали всегда с последними версиями, которые автоматически обновлялись.

Ребята, дайте флэшку

До

Когда нам нужно было переслать что-то более объемное, чем один текстовый файл: сканы подписанных документов, pdf-презентации, фотографии товаров — приходилось отправлять архивы частями из-за ограничений email-служб, которые не пропускали файлы «тяжелее» 2 МБ.

Если же речь шла о дистрибутиве электронного каталога компании (137 МБ, если не ошибаюсь), выход был только один — флэшка. По-хорошему у каждого сотрудника даже была служебная, но мы их забывали, теряли, ломали, и поэтому по офису постоянно ходил какой-нибудь счастливчик и монотонно повторял: «Ребята, дайте флэшку кто-нибудь».

После

Вместе с офисными приложениями мы получили и облачное хранилище, куда просто как в папку на компьютере можно было сложить нужные файлы. Чтобы передать файл клиенту, мы открывали доступ к документу и отправляли адресату ссылку, по которой файл можно было скачать себе на компьютер.

Где отчеты?

До

Однажды из нашего отдела ушел руководитель — ему пришлось срочно уехать в другой город. Когда на работу вышел новый — оказалось, что практически никаких документов на его рабочем компьютере не сохранилось, а переписку прежний начальник вел в личной почте. Так отдел остался без части отчетов и перспективных наработок.

Мы, конечно, собрали, все, что у нас было — работа не остановилась, но отдел потратил почти две недели то, чтобы привести дела в порядок и ввести в курс нового руководителя.

После

Вся корпоративная переписка и документы стали храниться централизованно в облаке. Когда требовалось поделиться документами, передать дела или открыть доступ к старому почтовому ящику для нового сотрудника — эта схема хранения данных значительно упростила процесс.

Передать доступ к рабочему аккаунту можно любому сотруднику

5 аргументов в пользу услуги «Облачные офисные приложения» от Selectel

Сейчас я сам работаю в компании, которая могла бы помочь моему предыдущему работодателю — в этом году у Selectel появилась услуга «Облачные офисные приложения».

Есть по меньшей мере 5 причин, почему подобные проблемы стоит решать с помощью Selectel:

  1. Предложения от обоих лидеров рынка облачных офисных приложений — Microsoft и Google
  2. Юридические лица могут рассчитаться за покупку в рублях и получить необходимые по закону отчетные документы — приобретать лицензии напрямую у Google и Microsoft куда сложнее
  3. Специалисты Selectel посоветуют подходящий пакет только из нужных вам офисных приложений, который решит задачу без лишних затрат
  4. Компания дает бизнесу возможность управлять через единую панель всей IT-инфраструктурой, а не только облачными приложениями
  5. Selectel поможет перевести работу в новое окружение и настроить услугу по вашим требованиям, может организовать обучение ваших сотрудников и предоставляет техническую поддержку

Как подключить услугу

  1. Зарегистрируйтесь в панели управления Selectel
  2. Закажите нужный пакет приложений в разделе «Облачные приложения»
  3. Мы ответим, что делать дальше для подключения

Подробнее узнать об «Облачных офисных приложениях» и сравнить тарифы можно на нашем сайте. Если у вас есть вопросы по услуге — пишите их в комментарии под статьей.

Поделитесь с нами, если тоже сталкивались с неудобством офисных не-облачных приложений.