Зачем платить за G Suite, если есть бесплатный Google Account?

Зачем платить за G Suite

В январе 2018 года количество бизнес-клиентов G Suite превысило 4 миллиона. В этой статье, сравнив возможности бесплатного Google Account и платного сервиса G Suite, попытаемся понять, почему компании переходят на платный набор офисных приложений в облаке от Google.

Запуск корпоративной почты занимает буквально 15 минут

Директор по контролю производства GoDaddy (второй в мире регистратор доменных имен) считает, что клиенты чаще работают с компаниями, у которых почтовый адрес выглядит корпоративно. При этом 80% представителей малого бизнеса используют в адресе домены типа @gmail.com.

Чтобы подключить корпоративный email в бесплатном аккаунте, нужны сторонние почтовые сервисы. В G Suite можно создать ящик вида [отдел]@[компания].com, при этом не придется покупать и настраивать специальные почтовые серверы.

Название компании содержится в почтовом адресе и интерфейсе почты

Название компании содержится в почтовом адресе и интерфейсе почты, официальная документация Google

Бесплатный Gmail Почта в G Suite
support.company@gmail.com support@company.com
Email в домене @company.com создается в стороннем сервисе и добавляется в Gmail как дополнительный. Email в домене @company.com создается при регистрации в G Suite.

«С G Suite запуск корпоративной почты занимает буквально 15 минут. Не нужно покупать и обслуживать специальные почтовые серверы, настраивать протоколы передачи. Корпоративная почта доступна где и когда угодно, вне зависимости от собственных инфраструктурных решений».

Андрей Цегельник, руководитель отдела внутренней безопасности и информационных систем, администратор G Suite

Пользователям G Suite присваивается основной адрес электронной почты, чтобы войти в аккаунт и получать письма. Что делать, если ivan@selectel.com хочет общаться с клиентами через адреса support@selectel.com и marketing@selectel.com?

Бесплатный Gmail Почта в G Suite
Для ivan@gmail.com придется зарегистрировать еще две почты и импортировать их в Gmail Для ivan@selectel.com можно подключить «псевдонимы» ― это дополнительные названия основного почтового ящика

Если компания использует домены помимо основного, они подключаются в G Suite:

  • Как псевдоним. Письма приходят в основной почтовый ящик, в настройках пользователи выбирают, с какого адреса отправлять письма
  • Как дополнительный домен. За аккаунты в дополнительном домене взимается плата, а новый почтовый ящик не связан с основным
Настройка дополнительного домена в G Suite

Настройка дополнительного домена в G Suite

Возможности бесплатных сервисов расширены — работать вместе стало еще удобнее

Существует три тарифа G Suite: Basic, Business, Enterprise — они отличаются набором функций и стоимостью от 400 до 2,000 рублей. Во все тарифные планы входят бесплатные облачные приложения Google (такие как документы, чаты, календари, диск) и инструменты управления аккаунтами через администратора G Suite. В тарифы Business и Enterprise входят платные сервисы «Сейф» и Cloud Search.

По сравнению с бесплатным аккаунтом, в G Suite становится проще работать вместе:

Бесплатный Google аккаунт G Suite
Google диск
Объем диска 15 ГБ. Платное увеличение хранилища. Объем диска 30 ГБ для каждого пользователя в тарифе Basic. Платное увеличение хранилища.

Объем диска не ограничен в тарифах Business и Enterprise.

Общие календари
Придется отправить запрос и ждать подтверждения, чтобы получить доступ к рабочему календарю коллеги. Не надо отправлять запрос ― сотрудникам доступны корпоративные календари коллег.

Планируйте время собраний, удобное для всех участников, и бронируйте переговорные комнаты.

Пример доступа к корпоративному календарю коллеги

Пример доступа к корпоративному календарю коллеги, официальная документация Google

Поиск по контенту
В строке поиска в приложениях можно найти документы, таблицы и файлы на диске. Письма придется искать в интерфейсе почты. Через приложение Cloud Search (в тарифах Business и Enterprise) поиск идет среди всего контента внутри домена. По запросу найдутся файлы, письма, связанные с запросом аккаунты и встречи.
Поиск контента с помощью Cloud Search

Поиск контента с помощью Cloud Search, официальная документация Google

Видеовстречи Hangouts Meet
Доступом через разрешения календаря и приглашения. Доступ по единой общей ссылке.
Нет подключения ко встрече через телефонный звонок. Можно присоединиться ко встрече по телефону.
Нельзя записать встречу. Видеовстречу можно записать и сохранить на Google диске в тарифном плане Enterprise. Ссылка на запись отправляется на почту организатора встречи и автоматически добавляется в мероприятие календаря.
До 25 участников, нет возможности подключиться с мобильного устройства. До 50 участников, в зависимости от тарифного плана.

Ко встрече можно присоединиться с мобильного устройства, компьютера или оборудования в конференц-зале.

Пользователи всех тарифов могут подключиться ко встрече через телефонный звонок по специально сгенерированному номеру.

В интерфейсе календаря генерируется ссылка для видеовстречи и номер для телефонного звонка

В интерфейсе календаря генерируется ссылка для видеовстречи и номер для телефонного звонка

В G Suite оповещения о работе с файлами, документами, календарями приходят на почту. Сервисы интегрированы между собой, поэтому отвечать на приглашения и запускать видеовстречи можно в почте, а к мероприятиям прикрепляются файлы из облачного хранилища.

Файлы, почта и устройства сотрудников под контролем компании

В бесплатной версии Google Account сотрудники ― владельцы приватных аккаунтов, в которых разрозненно хранятся рабочие файлы. Аккаунты не управляются централизованно, поэтому для организаций становится трудно:

  • Получить доступ к рабочим файлам сотрудника, если он покинул компанию или ушел работать на конкурентов
  • Узнать, кто работает с корпоративным контентом
  • Собрать статистику по действиям сотрудников

Если владелец аккаунта G Suite покидает фирму, права доступа и управления его файлами в облаке переходят к администратору G Suite. Он может деактивировать аккаунт, сменить владельца и реквизиты доступа, перенаправить письма. В приложении «Сейф» настраивается хранение электронной почты, чатов и файлов, чтобы информация не потерялась, например, при увольнении сотрудников.

Бесплатный Google аккаунт G Suite
Сотрудники — владельцы приватных аккаунтов, сами управляют правами доступа. Компания централизованно управляет аккаунтами через администратора G Suite.
Консоль администратора G Suite

Консоль администратора G Suite

Администратору G Suite доступна обширная статистика:

  • Файлообмен: объем переписок в почте, количество созданных документов и таблиц, количество файлов с общим доступом и так далее
  • Действия аккаунтов: использование приложений, история просмотра документов, действия на мобильных устройствах и так далее
  • Безопасность: можно узнать, кто не использует двухэтапную верификацию, кто устанавливал внешние приложения, предоставление доступа за пределы домена и так далее
Отчеты о действиях внутри корпоративного домена

Отчеты о действиях внутри корпоративного домена, официальная документация Google

Администратор видит обобщенные данные и подробные сведения по отдельным аккаунтам. Например, можно посмотреть логи электронных переписок (заголовок письма; кем, когда и кому отправлено; маршрут).

Через панель администратор защищает данные при потере устройств. Для этого устройство iOS, Android или Windows подключается как корпоративное в разделе «Управление устройствами». Там же администратор может дистанционно:

  • Отслеживать местоположение устройства
  • Блокировать и устанавливать пароли устройств
  • Удалять конфиденциальную информацию
Управление мобильным устройством через консоль администратора G Suite

Управление мобильным устройством через консоль администратора G Suite

Для корпоративного устройства в обязательном порядке задается пароль блокировки (комбинация чисел, графический ключ, доступ по биометрии и т.п.), чтобы обеспечить надежную защиту данных. Пользователи бесплатного аккаунта Google могут самостоятельно задать менее безопасные параметры доступа.

Подключение корпоративных устройств

Подключение корпоративных устройств, официальная документация Google

Доступ к файлам ограничен корпоративным доменом

Представим, что аккаунты сотрудников и корпоративные файлы положили в «контейнер», внутри которого происходит совместная работа. Сравним пути доступа к рабочим файлам в бесплатных аккаунтах и G Suite.

Пути доступа к рабочим файлам в бесплатных аккаунтах и G Suite
Бесплатный Google аккаунт G Suite
Приходится запоминать почтовые адреса коллег, чтобы прописывать в настройках доступа. Начните писать фамилию коллеги в настройках доступа, система подскажет адрес.
Чтобы открыть доступ всем сотрудникам, надо перечислять вручную электронную почту каждого. Откройте доступ сразу всем пользователям домена.
Если включен доступ по ссылке, зайти в документ может кто угодно и за пределами компании. Даже по ссылке доступ есть только у аккаунтов, подключенных к корпоративному домену G Suite.
Доступ к документам настраивается для пользователей внутри корпоративного домена

Доступ к документам настраивается для пользователей внутри корпоративного домена

Плата за аккаунт окупится на 100%

Согласно данным Forrest Consulting вложения в G Suite за три года окупаются на 304%.

Вложения в G Suite за три года окупаются на 304%

Исследование Forrester Consulting

Приобрести лицензию G Suite напрямую у Google может быть проблематично:

  • Покупка оплачивается только картой
  • Платить придется валютой
  • В настоящее время ответственность за уплату НДС лежит на покупателе
  • Денежные средства на карте сотрудника можно возместить премией, тогда придется заплатить НДФЛ и социальные отчисления
  • Бухгалтерии сложно получить от Google необходимые по закону отчетные документы (счета, акты)

Кроме того, чтобы мигрировать и самостоятельно настроить сервис, придется потратить время, привлечь специалистов.

Купить лицензию G Suite в Selectel проще, чем напрямую у Google: контракт заключается с российской компанией по правилам учета РФ. Сотрудники Selectel посоветуют тарифный план, возьмут на себя общение с Google, предоставят отчетные документы.

Специалисты технической поддержки ответят на возникающие вопросы в режиме 24/7/365, а облачные инженеры Selectel помогут:

  • Настроить работу в новом окружении (купить домен или подключить собственный, подтвердить право на использование домена, добавить пользователей)
  • Перенести данные при переходе на G Suite с других систем (например, перенести мероприятия календаря из Outlook)
  • Организовать обучение сотрудников (объясним, как пользоваться консолью администратора и настраивать сервисы)

Компании платят фиксированную сумму в рублях за необходимое количество подписок ежемесячно (каждый новый пользователь — новая подписка) и всегда работают с новейшей версией продукта: сервисы Google регулярно обновляются в автоматическом режиме.

Инновационные технологии Google уже изменили повседневный уклад жизни людей. Теперь облачные инновации меняют корпоративную культуру, экономят ресурсы компаний, освобождают время для творчества и дают возможность работать из любой точки планеты. Присоединяйтесь!

Материалы, использованные в статье:
Количество бизнес-клиентов G Suite превысило 4 миллиона
Steven Aldrich, директор по контролю производства GoDaddy
GoDaddy Group поддерживает около 60 миллионов доменных имен
80% представителей малого бизнеса не используют корпоративные почтовые адреса
Согласно данным Forrest Consulting вложения в G Suite за три года окупаются на 304%